สำนักงานแบบใหม่

สำนักงานแบบใหม่ คือ การไม่ยึดติดกับอดีตหรือความสำเร็จเดิม ๆ เพราะว่าเวลานั้นเปลี่ยนแปลงไปตลอดจะต้องค่อยปรับปรุงให้ทันกับสถานการณ์และสิ่งแวดล้อมภายนอกต่าง ๆ

1. การไม่ยึดติด ( Paradigm shift ) คือ การให้เปลี่ยนแปลงกรอบความคิดแบบเดิม ๆ โดยไม่ยึดติดกับความสำเร็จที่เคยมีมาก่อน เพราะสามารถถูกแทนที่ได้ด้วยความสำเร็จครั้งใหม่ที่ยิ่งใหญ่กว่าเดิม และยังไม่มีการพิสูจน์ใดสามารถบอกได้ว่าสิ่งที่เคยทำประสบความสำเร็จในอดีต จะต้องประสบความสำเร็จในอนาตคด้วยเช่นกัน
คำว่า "Paradigm shift" คือ แนวคิดแบบไม่ยึดติดสำหรับโลกยุคใหม่ที่ว่า ทุกสิ่งทุกอย่างในโลกนี้ไม่มีความมั่งคงแน่นนอน อาจเกิดความล้มเหลวในเกิดการฉุกเฉินในสำนักงานได้ตลอดเวลา ผู้บริหารสำนักงานจึงต้องทิ้งวิธีการคิดแบบเดิม (Shift) นี้มามีวิธีการคิดแบบใหม่ ๆ เพื่อรับมือกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงรุนแรง จากการโดยสังเขป อาจแสดงได้ดังนี้

2. การเรียนรู้ ( Learning ) คือ จากแนวคิดองคืกการเรียนรู้ของนักวิชาการที่ชื่อ Per semge ซึ่งกล่าวถึงวิธีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้สำนักงานปรับตัวในยุคไร้พรมแดน โดยการสร้างองค์การหรือสำนักงานแหล่งการเรียนรู้ ด้วยวินัย 5 ประการ คือ

1. การคิดเป็นระบบ (Systems thimking)


2. วิศัยทัศน์ร่วมกัน (Shared vision)


3. รูปแบบจิตใจที่ท้ายทาย (Challemgimg memtal models)


4. การเรียนรู้แบบทีม (Team leaming)


5. เจ้านายส่วนตัว (Terfonal maftery)
   

*ทั้ง 5 วินัยนี้ช่วยในผู้บริหารสำนักงาน เปลี่ยนวิธิคิดแบบเดิม และสร้างแนวคิดใหม่จนเกิดเป็นสำนักงานหรือองค์การเพื่อการเรียนรู้ โดยให้พนักงานทุกคนมองเห็นถึงปัญหา เพื่อมุ่งไปในเป้าหมายเดียวกัน คือ การพอใจของลูกค้า เป็นต้น

วิวัฒนาการเป็นองค์การเรียนรู้ มี 3 ขั้นตอน

ขั้นที่ 1.

• มีสายบังคับบัญชาแบบดั้งเดิม แนวตั้ง


• ผู้บริหารระดับสูงควบคุมสั่งการทุกสิ่งทุกอย่าง

ขั้นที่ 2.

• เกิดสายงานแนวนอนหรือแบบเครืองข่าย


• พนักงานทำงานเป็นทีมได้รับมอบอำนาจ มีความรับผิดชอบเพื่อคุณภาพงานที่ดี

ขั้นที่ 3.

• สำนักงานแหล่งการเรียนรู้


• พนักงานมองเห็นภาพรวมขององค์การมีข้อมูลทั่วถึง รวมทั้งกำหนดกลยุทธ์ และรับผิดชอบต่อความพอใจของลูกค้าสู่เป้าหมายเดียวกัน

Reengineering

Re-Engineering การรีเอ็นจิเนียริ่งกระบวนการทางธุรกิจเป็นแนวคิดทางธุรกิจในทศวรรษที่ 1990 แต่ในทางปฏิบัติจริงก็ยังไม่ได้เป็นอะไร ที่มากไปกว่าแนวคิดของการพัฒนาคุณภาพทั่วทั้งองค์การ หรือ Total Quality Management (TQM) ซึ่งมุ่งเน้นที่กระบวนการ[2]Reengineering หรือ “การรื้อปรับระบบ” เป็นคำที่ ไมเคิล แฮมเมอร์ และเจมส์ แชมปี้ ริเริ่มใช้ในหนังสือชื่อ Reengineering the Corporation ในฐานะที่เป็นคำประกาศการปฏิวัติธุรกิจ หรือ A Manifesto for Business Revolution เมื่อปี 1993 ก่อนที่จะเป็นหนังสือที่ขายดีที่สุดที่จัดโดย นิวยอร์ก ไทม์ และได้รับการแปลเป็นภาษาต่างประเทศกว่า14ภาษาทำให้เป็นคำที่มีการกล่าวขานถึงอย่างกว้างขวางคำนิยามที่ถูกต้องและเป็นทางการของการรื้อปรับระบบ หรือ Reengineering [3] คือ การพิจารณาหลักการพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจและการออกแบบขึ้นใหม่อย่างถอนรากถอนโคน เพื่อมุ่งบรรลุผลลัพธ์ของการปรับปรุงอันยิ่งใหญ่ โดยใช้มาตรวัดผลการปฏิบัติงานที่ทันสมัย และที่สำคัญได้แก่ ต้นทุน คุณภาพ การบริการ และความรวดเร็วทั้งนี้ โดยมีคำศัพท์หลักที่สำคัญ ดังนี้-พื้นฐาน (Fundamental)คำศัพท์หลักคำนี้เป็นคำถามพื้นฐานที่สุดและเป็นหัวใจสำคัญในการทำรีเอ็นจิเนียริ่งซึ่งธุรกิจหรือองค์การจะต้องพิจารณาถึงพื้นฐาน สมมุติฐานหรือกฎเกณฑ์ที่รองรับการดำเนินธุรกิจ และแฝงเร้นอยู่ในแนวทางปฏิบัติที่กำหนดขึ้นในการดำเนินงานหรือการดำเนินธุรกิจโดยทั่วไปมักช่วยให้องค์การพิจารณาได้ว่สมมุติฐานหรือกฎเกณฑ์นั้นผิดพลาด ไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย ทั้งนี้ โดยการตั้งคำถามว่า “ทำไมเราจึงทำแบบนี้ ? ” , “ ทำไมเราจึงต้องทำอย่างที่เรากำลังทำอยู่ ? ” หรือ “ เราต้องทำอะไร หรือเราจะทำอย่างไร เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ?”เป็นต้น

แนวคิดการรื้อปรับระบบ (Reengineering) เป็นการปรับเปลี่ยนวิธีคิด วิธีทำงานใหม่ ที่ไม่สนใจการทำงานแบบเดิมที่ผ่านมา เพื่อมุ่งเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรงและก่อให้เกิดผลงานเพิ่มขึ้นกว่า 10 เท่า เพื่อเพิ่มผลผลิตลดเวลา ลดขั้นตอน ลดเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายในการทำงานซึ่งระบบธุรกิจเอกชนนำมาใช้ปรับปรุงองค์กรในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาและเริ่มต้นนำมาใช้ในระบบราชการ

ขั้นตอนการรื้อปรับระบบ

1. การคิดค้นทบทวนใหม่ (Rethink)

2. การออกแบบกระบวนการทำงานใหม่(Redesign)

3. การเสริมเทคโนโลยี(Retool)

4. การฝึกอบรมบุคลากร(Retrain)

การนำแนวคิดการรื้อปรับระบบมาใช้ในระบบราชการเพื่อมุ่งปรับเปลี่ยนทันคติผู้ปฎิบัติงานใหม่ปรับลดขั้นตอนการทำงานลงเสริมการทำงานและปรับสภาพภูมิทัศน์ให้สวยงามสะดวกในการทำงานซึ่งเป็นมิติใหม่ของการทำงานการให้บริการของหน่วยราชการตัวอย่าง- การให้บริการฝากถอนเงินของธนาคาร(แบบเดิม)

• การฝากถอนเงินผ่านขั้นตอนหลายขั้นตอน

• มีพนักงานหลายคน แบ่งหน้าที่ ฝาก ถอน ตรวจสอบ อนุมัติ ผ่านพนักงานหลายคน

• ใช้เวลานานในการฝากถอน

• ระบบการตรวจสอบด้วยเอกสาร - การใก้บริการฝากถอนเงินของธนาคาร(แบบใหม่)

• การฝากถอนเงินมีขั้นตอนลดลง

• มีพนักงานคนเดียวทำหลายหน้าที่ ฝากถอนตรวจสอบ อนุมัติด้วยพนักงานคนเดียวกันใช้เวลาลดลง

• มีการมอบอำนาจ พัฒนาบุคลากร

• มีระบบการตรวจสอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์

Re-Engineering คือ การ ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ทั้งระบบ พูดง่ายๆภาษาชาวบ้าน คือ โล๊ะ เป็นการปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กรบริษัท ทั้งระบบจุดไหนที่ก่อให้เกินความล่าช้า เช่น คนงาน พนักงาน ผู้บริหารไม่มีประสิทธิภาพก็จะทำการเปลี่ยนแปลงทั้งระบบ(ไม่ใช่การปรับปรุงนะ)เป็นการเปลี่ยนใหญ่ ตัวอย่าง บริษัทหนึ่ง มียอดการผลิตลดลงทุกไตรมาศ ผู้บริหารระดับสูง หรือ เจ้าของกิจการก็อาจจะพิจารณา กระบวนการทำงาน ทั้งระบบแล้วก็เห็นว่าเป็นการยากที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้น เพราะอาจจะใช้เวลามาก จึงตัดสินใจเอาพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพออก(ล้างไพ่)แล้วทำการวางตำแหน่งงานและดำเนินงานกันใหม่เหมือนเปิดการบริษัทใหม่ยังไงยังงั้น-หัวใจสำคัญของการ Re-engineeringอยู่ที่กระบวนการลักษณะสำคัญหรือจุดเน้นของการรื้อปรับระบบ หรือ การทำรีเอ็นจิเนียริ่งอยู่ที่ การมุ่งปรับเปลี่ยนกระบวนการดำเนินงาน การทำความเข้าใจและปรับเปลี่ยนที่แนวคิดพื้นฐาน สมมุติฐานหรือหลักเกณฑ์เดิมการเปลี่ยนแปลงอย่างถอนรากถอนโคน และการมุ่งสู่ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงอันยิ่งใหญ่หรือผลลัพธ์อันใหญ่หลวงองค์ประกอบของการรื้อปรับระบบ มี 6 ข้อ ดังนี้-จัดโครงสร้าง ให้เป็น At come เหมาะแก่ประสิทธิภาพ และ Outputเหมาะแก่ประสิทธิผล-มีการกำหนดหน่วยงาน-หน่วยงานแต่ละหน่วยงาน ต้องมีการเก็บข้อมูล-เสมือนกระจุกตัวถามไรรู้หมด-มีการเชื่อมโยงกระบวนการต่างๆไปพร้อมกัน-มีลักษณะOnline

ความหมาย
ระบบบริหารการปรับรื้อ Reengineering ความว่า การพิจารณาหลักการพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจ และการออกแบบขึ้นใหม่อย่างถอนรากถอนโคนเพื่อมุ่งบรรลุผลลัพธ์ของการปรับปรุงอันยิ่งใหญ่โดยใช้มาตรวัดผลการปฏิบัติงานที่ทันสมัย และที่สำคัญได้แก่ ต้นทุน คุณภาพ การบริการ และความรวดเร็ว กิจกรรมหรือเทคนิคที่เน้นการปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีใหม่ ๆ และการมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล โดยเฉพาะใช้กับธุรกิจที่มีการบริการมาก ๆ เช่น การธนาคาร หรือถ้าเกี่ยวกับการผลิต การปรับรื้อหมายถึง การเปลี่ยนเทคโนโลยีการผลิตใหม่ ๆ ระบบนี้จึงใช้ในธุรกิจบริการมากกว่าเทคนิคนี้เน้นการทำงานเพื่อให้ถูกต้องตามเป้าหมายที่แท้จริงหรือแก่นแท้ของเหตุผลของงานนั้นๆโดยการเขียนแผนผังกระบวนการแล้วพิจารณาโดยการระดมสมองต้องมีการสัมภาษณ์ เลียนแบบ ใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เพื่อปรับรื้อกระบวนการทำงานโดยมีคำศัพท์หลักที่สำคัญ ดังนี้ -พื้นฐาน (Fundamental) คำศัพท์หลักคำนี้เป็นคำถามพื้นฐานที่สุดและเป็นหัวใจสำคัญในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง ซึ่งธุรกิจหรือองค์การจะต้องพิจารณาถึงพื้นฐาน สมมุติฐานหรือกฎเกณฑ์ที่รองรับการดำเนินธุรกิจ และแฝงเร้นอยู่ในแนวทางปฏิบัติที่กำหนดขึ้นในการดำเนินงานหรือการดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไป มักช่วยให้องค์การพิจารณาได้ว่าสมมุติฐานหรือกฎเกณฑ์นั้นผิดพลาด ไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย ทั้งนี้ โดยการตั้งคำถามว่า “ทำไมเราจึงทำแบบนี้ ? ” , “ ทำไมเราจึงต้องทำอย่างที่เรากำลังทำอยู่ ? ” หรือ “ เราต้องทำอะไร หรือเราจะทำอย่างไร เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ? ” เป็นต้น- ถอนรากถอนโคน เป็นศัพท์ที่แผลงมาจากภาษาลาตินว่า Radix ซึ่งหมายถึง ราก การคิดหรือการออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน หมายถึง การมุ่งที่รากแก้วของสิ่งทั้งหลาย ซึ่งไม่ใช่เพียงการปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขเพียงเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเพียงผิวเผิน แต่เป็นการทิ้งของเดิมไปทั้งหมดอย่างสิ้นเชิง หรือการออกแบบใหม่บนพื้นฐาน สมมุติฐาน หลักการ หรือกฎเกณฑ์ใหม่ทั้งหมด- ยิ่งใหญ่ (Dramatic) คำศัพท์หลัก “ยิ่งใหญ่” หรือ “ใหญ่หลวง” ในที่นี้ เป็นการเน้นย้ำว่า การทำรีเอ็นจิเนียริ่งมุ่งสู่การกระทำที่จะนำมาซึ่งผลลัพธ์ของการทำงานที่ก้าวกระโดดหรือการบรรลุผลอันยิ่งใหญ่มโหฬาร เพราะความต้องการบรรลุเป้าหมายเพิ่มขึ้น การเพิ่มผลงานหรือคุณภาพของผลงานเพียงเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่จำเป็นต้องอาศัยการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง เพียงใช้วิธีการปรับปรุง แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยก็น่าจะเพียงพอแล้ว-กระบวนการ(Process)คำว่ากระบวนการ นับเป็นคำศัพท์หลักที่สำคัญอีกคำหนึ่ง ซึ่งอาจก่อให้เกิดความสับสนหรือยุ่งยากสำหรับการทำรีเอ็นจิเนียริ่งอีกคำหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารหรือผู้อยู่ในแวดวงธุรกิจมักไม่ได้ให้ความสนใจกับ “กระบวนการ”ในระยะที่ผ่านมา มักมุ่งที่ตัวงาน เนื้องานโครงสร้าง หรือตัวบุคคลผู้ปฏิบัติงานมากกว่า “กระบวนการ” คือ กลุ่มของกิจกรรม ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่หนึ่ง หรือในกิจกรรมของการนำปัจจัยนำเข้า และกิจกรรมอื่น ๆ ตามลำดับ จนถึงกิจกรรมสุดท้ายที่เกิดเป็นผลลัพธ์หรือการได้รับปัจจัยนำออกที่มีคุณค่าเพิ่มขึ้น ตามแนวคิดของ อดัม สมิธ การดำเนินธุรกิจหรือการทำงานมักถูกแบ่งเป็นงานย่อย ๆ ที่ง่ายที่สุด เพื่อมอบหมายให้กับผู้ปฏิบัติงานที่เป็นผู้ชำนาญการเฉพาะด้าน ซึ่งเป็นผลให้ผู้ปฏิบัติงานในแต่ละงานมองไม่เห็นวัตถุประสงค์ที่ยิ่งใหญ่กว่าหรือละเลยผลลัพธ์สุดท้ายของการทำงานที่ต้องการอย่างแท้จริงแต่กลับมุ่งพิจารณาหรือให้ความสนใจอยู่กับแต่ละงานย่อยของกระบวนการดำเนินธุรกิจหรือกระบวนการดำเนินงานเท่านั้น

การเปลี่ยนวิธีการทำงาน
(Re-engineering)
ความหมายอย่างสั้น
การเปลี่ยนวิธีการทำงาน คืออะไร?
การเปลี่ยนวิธีการทำงาน (Re-engineering) คือ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่แล้วนำกระบวนการใหม่ไปปฏิบัติให้เกิดผล เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ โดยมีเป้าหมายสูงสุดอยู่ที่การลดต้นทุนการดำเนินงานของธุรกิจนั้น

ความสำคัญของเรื่อง
ทำไมคนจึงพูดถึงรีเอ็นจิเนียริ่ง?
รีเอ็นจิเนียริ่งเป็นเรื่องที่กำลังได้รับนิยมในหมู่บริษัทต่างๆ ในปัจจุบันกระแสความพยายามของการรีเอ็นจิเนียริ่งเกิดจากความจำเป็นในการแข่งขันเพื่อให้ธุรกิจอยู่รอดการแข่งขันที่สังเกตเห็นได้ชัดที่สุดคือในสินค้ดการอุปโภคบริโภคที่ผลิตจากประเทศญี่ปุ่น เกาหลีใต้ ไต้หวัน และ จีน อุตสาหกรรมใหม่ที่ปรากฎขึ้นได้เกือบทุกแห่งและแข่งขันกันในตลาดทั่วโลก ล้วนมีแนวโน้ม ไปสู่การเป็นนานาชาติเพิ่มขึ้น ซึ่งจะทำให้การแข่งขันเพิ่มขึ้นในอนาคตอันใกล้มากกว่าในอดีตที่ผ่านมาธุรกิจในปัจจุบันได้รับรู้แล้วว่าการแข่งขันที่เพิ่มขึ้นไม่ใช่เรื่องเล็กๆ เพื่อเตรียมรับความ กดดันที่เพิ่มขึ้น ธุรกิจส่วนใหญ่พยายามลดต้นทุนเพื่อให้ต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการอยู่ในระดับที่แข่งขันได้แต่ความพยายามที่จะลดต้นทุนเหล่านี้โดยทั่วไปจะมีการจำกัดอยู่ที่การลด จำนวนพนักงานแบบง่ายๆ และทำการตกแต่งดัดแปลงทางการเงินซึ่งจะเป็นผลในระยะสั้นเท่านั้นถ้าจะให้ส่งผลในระยะยาวต้องให้มีการเปลี่ยนแปลงของระบบการทำงานที่เกิดจากการวางแผนมา อย่างดีและมีการทำอย่างต่อเนื่องเท่านั้น ในปัจจุบัน รีเอ็นจิเนียริ่ง ถูกมองโดยบริษัททั่วไปว่าเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้ได้มาซึ่งความได้เปรียบในการแข่งขันโดยทั่วไปการรีเอ็นจิเนียริ่งควรเริ่มต้นเมื่อเรามีการผลิตสินค้าใหม่เมื่อมีการเข้ามาของเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถลดต้นทุน หรือเมื่อมีการเปิดตลาดใหม่ เป็นต้น

ความหมายอย่างละเอียด
เข้าสู่ยุคการรีเอ็นจิเนียริ่ง
หลังจากเริ่มเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจถดถอยซึ่งถึงแม้จะยังไม่ชัดเจนนัก แต่ก็มีสัญญาณเตือนภัยออกมาเป็นระยะๆ การทำธุรกิจแบบเดิมๆดูว่าเหมือนว่าจะทำกำไรได้น้อยลงไปทุกวันเนื่องจากภาวะการแข่งขันของตลาดที่สูงขึ้นเรื่อยๆนี้การพยายามทำให้ต้นทุนต่ำที่สุดดูจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดของการทำธุรกิจธนาคารกสิกรไทยเป็นธนาคารแห่งแรกที่นำเอาระบบการเปลี่ยนวิธีการทำงานเข้ามาใช้เพราะได้เล็งเห็นว่าการตอบสนองต่อการท้าทายในการแข่งขันควรจะไปไกลกว่า การตัดงบประมาณการเปลี่ยนแปลงควรจะต้องมีประสิทธิผลไม่เพียงแต่ต้นทุนจะต่ำลงเท่านั้น แต่คุณภาพจะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วย ธนาคารได้ทำการทบทวนกระบวนการธุรกิจในหลายๆ ด้านแล้วทำการออกแบบระบบงานขึ้นมาใหม่พร้อมๆไปกับการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งเป็นตัวช่วยสนับสนุนธุรกิจให้เดินหน้าไปด้วยดีอันได้แก่เทคโนโลยีสารสนเทศโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

ที่เราจะเห็นตัวอย่างได้ชัดเจนที่สุดคือการจัดระบบการให้บริการหน้าเคาน์เตอร์รับฝาก-ถอนของธนาคาร จากเดิมที่เคยมีพนักงานนั่งทำงานอยู่หลายคนตามแต่ละประเภทงาน โดยถ้าจะ ฝากเงินต้องทำกับพนักงานคนนี้แต่ถ้าจะถอนเงินต้องไปหาพนักงานอีกคนหนึ่ง ทำให้เกิดความสับสนกับลูกค้าและเกิดล่าช้าในการทำงานเวลาที่มีลูกค้ามาใช้บริการมากๆ ทางธนาคารจึงจัดระบบใหม่ให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์สามารถทำงานได้ทุกประเภทไม่ว่าลูกค้าจะต้องการใช้บริการอะไรทำให้เกิดความยืดหยุ่น ลดการรอคอย สะดวกและบริการลูกค้าได้ดีขึ้นทางธนาคาร เองก็สามารถลดจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ลงไปได้ด้วยอีกตัวอย่างคือการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานธนาคาร ไม่ว่าจะเป็นATMเครื่องรับฝากเงินและเช็คอัตโนมัติเครื่องตรวจสอบยอดบัญชีอัตโนมัติTelephone-Bankingไปจนถึงการให้บริการผ่านทางWebsiteซึ่งการเปลี่ยนระบงานใหม่เหล่านี้ทำให้การทำงานของธนาคารมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีรายได้เพิ่มขึ้นและลดต้นทุนการดำเนินงานอีกด้วย ธนาคารกสิกรไทยจึงก้าวขึ้นมาเป็นธนาคารในประเทศที่สามารถทำกำไรได้สูงสุดในเวลาไม่นานนัก

ข้อพิจารณาในการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้
พื้นฐานของการรีเอ็นจิเนียริ่งที่ประสบผลสำเร็จ
การนำรีเอ็นจิเนียริ่งไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจต้องคำนึงถึงปัจจัยแห่งความสำเร็จ ดังนี้
1. วิธีการที่เป็นระบบ การออกแบบกระบวนการธุรกิจขึ้นใหม่ต้องจัดทำอย่างเป็นระบบ และลงรายละเอียดในทุกขั้นตอน
2. ความร่วมมือในการบริหารการเปลี่ยนแปลง ธุรกิจต้องตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง ทั้งภายในและภายนอก ไม่ว่าจะเป็นกฎระเบียบ เทคโนโลยี และการปรับปรุงภายใน
3. การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง รีเอ็นจิเนียริ่งสามารถทำในลักษณะต่อเนื่อง แทนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของทั้งบริษัทในครั้งเดียว ทั้งนี้ เพื่อลดความเสี่ยงและลดความ ล่าช้าในการได้ประโยชน์
4. การวิเคราะห์ผลกระทบต่อการรีเอ็นจิเนียริ่ง ควรเอื้ออำนวยให้สามารถวิเคราะห์ผลกระทบอันเกิดจากการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อทุกหน่วยงานในองค์กรได้
5. การจัดรูปแบบและจำลองสถานการณ์ เป็นการค่อนข้างเสี่ยงที่เราจะต้องทำการรีเอ็นจิ เนียริ่งโดยไม่มีการจำลองผลที่จะได้ การใช้คอมพิวเตอร์จะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจำลอง ทางเลือกต่างๆได้
6. การใช้วางแผนแบบต่อเนื่อง แบบแผนสำหรับกระบวนการธุรกิจใหม่ไม่ควรนำไปใช้ปฏิบัติ เสร็จแล้วทิ้งไป และไม่ควรนำไปเก็บบนหิ้งเพื่อให้ฝุ่นจับและกลายเป็นของล้าสมัยการรีเอนจิเนียริ่งมีต้นทุนสูงมากจึงควรใช้อย่างต่อเนื่องและเคร่งครัด
7. การรวมตัวแปรทางการบริหารของบริษัท การเริ่มรีเอ็นจิเนียริ่ง คณะจัดทำโครงการ จะต้องเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวเนื่องกับกระบวนการธุรกิจที่จะทำการรีเอ็นจิเนียริ่ง เพราะข้อมูลทั้งหมดจะมีผลต่อการตัดสินใจ

ใบส้มแขก

ส้มแขก เป็นสมุนไพรที่ตลาดมีความต้องการสูง ทั้งตลาดภายในประทศและส่งออกนอกประเทศ ราคาผลผลิตส้มแขกคุณภาพดีที่ เกษตรกรจำหน่ายได้

ความสำคัญของส้มแขก
ส้มแขก เป็นพืชสมุนไพรพื้นบ้านที่มีความสำคัญ ดังนี้
1. ด้านอาหาร ผู้บริโภคนิยมนำส้มแขกนำมาปรุงรสแทนผลของมะขามหรือมะนาว มานานปีแล้ว และปัจจุบันความนินมในการนำส้มแขกมาปรุงรสอาหารก็เพิ่มเรื่อยๆ
2. ด้านผลิตภัณฑ์เสริมอาหาร ปัจจุบันมีผู้ประกอบการนำผลส้มแขกมาทำผลิตภัณฑ์เสริมอาหารกำลังได้รับความนิยมจากผู้บริโภค เป็นผู้ที่มีปัญหาเกี่ยวกับความอ้วนหรือการสะสมของไขมันส่วนเกิน ทำให้ผู้ ประกอบการหลายรายได้ผลิตผลิตภัณฑ์ส้มแขกออกมาในหลายรูปแบบ ได้แก่ เครื่องดื่มส้มแขกผงสำเร็จรูป เครื่องดื่มส้มแขกชนิดชง ผลิตภัณฑ์เสริมอาหารส้มแขก ยาระบายส้มแขก เป็นต้นสมุนไพรชนิดนี้ จึงเป็นผลิตภัณฑ์ ธรรมชาติเพื่อสุขภาพอีกชนิดหนึ่งที่มีแนวโน้มศักยภาพที่น่าสนใจและน่าลงทุน

ลักษณะทางพฤกษศาสตร์
ส้มแขก เป็นไม้ยืนต้น จัดอยู่ในวงศ์ Guttiferae มีชื่อเรียกหลายอย่าง เช่น ส้มมะวน ส้มพะงุน ( ปัตตานี ) ส้มมะอ้น (ใต้) ส้มควาย (ตรัง) ไม้ในวงศ์นี้มีอยู่ประมาณ 320 ชนิด พบในเขตร้อนเอเซีย อเมริกา และอัฟริกา ไม้ที่อยู่ในพวกเดียวกัน ได้ พะวา หรือกะวา (G.cornia) ชะมวง (G.cowa ) มังคุด (G. mangostana ) ชะมวงน้ำหรือมะพูดป่า (G.mervosa ) มะดัน (G.schomburgkiana) มะพูด (G.vilersiana )

ลักษณะลำต้น
ส้มแขก เป็นไม้ยืนต้นขนาดกลาง สูงประมาณ 5 – 7 เมตร เปลือกสีน้ำตาลอมดำคล้ายต้นชะมวง เมื่อลำต้นเป็นแผลจะมียางสีเหลืองออกมา เนื้อไม้แข็งลักษณะใบ ใบส้มแขกเป็นใบเดี่ยวออกตรงข้ามเป็นคู่ แผ่นใบเรียง ใบอ่อนสีน้ำตาลอมแดง ใบแคบค่อนข้างยาว ขอบใบเรียบ ปลายใบแหลมมากมองเห็นได้ชัดเจน ใบยาวประมาณ 10 – 20 เซนติเมตร กว้างประมาณ 4 – 5 เซนติเมตร ก้านใบยาวประมาณประมาณ 1 – 2 เซนติเมตร ใบแห้งมี สีน้ำตาล

ลักษณะดอก
ดอกส้มแขกเพศผู้ มีกลีบเลี้ยง 4 กลีบ ด้านนอกสีเขียว ด้านในสีแดง ก้านดอกยาวประมาณ 0.5 – 1.7 เซนติเมตร มีเกสรเพศผู้เรียงเป็นวงอยู่บนฐานรองดอก ดอกเพศเมีย เป็นดอกเดี่ยว แทงออกมาจากปลายกิ่ง มี ขนาดเล็กกว่าดอกตัวผู้ รังไข่รูปทรงกระบอก

ลักษณะผล
ผลส้มแขกเป็นผลเดี่ยว ผลแก่มีสีเขียว ผลสุกมีสีเหลือง ผลมีขนาด กว้างประมาณ 6 – 7 เซนติเมตร ยาวประมาณ 4 – 5 เซนติเมตร ขั้วผลยาวประมาณ 2 เซนติเมตร มีรกอยู่ตรงกลาง มีเมล็ด 11 – 12 เมล็ด เปลือกผลเป็นร่องตามแนวขั้วไปยังปลายผล มื 8 – 10 ร่อง ที่ขั้วผลมีกลีบเลี้ยงติดอยู่ 2 ชั้นๆละ 4 กลีบ ทั้งสองชั้นเรียงสลับกัน เมล็ดแข็งมีเมล็ดสมบูรณ์ 2 – 3 เมล็ดต่อผล ภายในเมล็ดมีใบเลี้ยงอวบหนา เนื่องจากมีอาหารสะสมอยู่มาก

แหล่งกำเนิด
ส้มแขก เป็นพืชในสกุล Garcinia สำหรับส้มแขกที่มีการพัฒนาเป็นผลิตภัณฑ์อาหารเสริมหรือผลิตภัณฑ์อื่นๆ ที่จำหน่ายตามท้องตลาดในขณะนี้ มีแหล่งอยู่ 2 แห่ง คือ
1. อินเดีย ส้มแขกที่พบในอินเดียมีชื่อทางวิทยาศาสตร์ว่า
“ Garcinia cambogia Desr. “ ที่ประเทศอินเดียใช้ผลส้มแขกเพื่อเพิ่มรสเปรี้ยวในอาหาร
2. ไทย ส้มแขกที่พบในเมืองไทย มีชื่อทางวิทยาศาสตร์ว่า “Garcinia atroviritis Griff “ ซึ่งพบได้ทางภาคใต้ของไทย ใช้ใส่แกงส้มแทนส้มมะนาวหรือส้มอื่นๆ ต้มเนื้อ ต้มปลา ใส่ในน้ำแกง ขนมจีน เพื่อให้ออกรสชาติเปรี้ยวเล็กน้อย ส้มแขกสามารถใช้แทนส้มทุกชนิดที่ต้องการให้อาหารมีรสเปรี้ยว

ประโยชน์
ส้มแขกเป็นอาหารพื้นบ้านของชาวอินเดีย ใช้ในการปรุงอาหารเพื่อเพิ่มรสเปรี้ยว เป็นเครื่องเทศชนิดหนึ่งที่คนไทยทางภาคใต้ พม่า หรือชาวบ้านอินเดียใช้กันมานานแล้ว แต่เพิ่มความสนใจมากขึ้น เมื่อนักวิทยาศาสตร์พบว่า สารสำคัญในส้มแขกที่เรียกว่า “ กรดไฮดรอกซี่ซิตริก “
(hydroxy Citric Acid) หรือที่เรียกว่า HCA มีบทบาทในการยับยั้งขบวนการบางอย่างที่ร่างกายใช้ในการสร้างไขมัน โดยปกติอาหารที่รับประทานที่มีแป้งมากๆ ร่างกายจะเปลี่ยนเป็นไขมันส่วนเกินและเกิดความอ้วนขึ้น การศึกษาพบว่า HCA จะมีส่วนช่วยไม่ให้ร่างกายเปลี่ยนแป้งส่วนเกินนี้เป็นไขมัน จึงมีการนำเอาส้มแขกมาทำเป็นผลิตภัณฑ์อาหารเสริมช่วยลดความอ้วน

การขยายพันธุ์

การขยายพันธุ์ส้มแขก มี 2 วิธี คือ การขยายพันธุ์แบบใช้เพศ และการขยายพันธุ์แบบไม่ใช้เพศ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

1. การขยายพันธุ์แบบใช้เพศ
เป็นการขยายพันธุ์โดยใช้เมล็ด ในอดีตส้มแขกในประเทศไทยเป็นไม้ป่า ผลผลิตที่เก็บได้ส่วนใหญ่เก็บมาจากป่าธรรมชาติ แต่ในปัจจุบันเริ่มมีการนำส้มแขกมาปลูกตามบริเวณบ้านพักอาศัย ใยสวนยางและบริเวณหัวไร่ปลายนากันมากขึ้น จึงมีสนใจผลิตกล้าส้มแขกกันแพร่หลาย การจะเตรียมต้นกล้าในปริมาณมาก มีความจำเป็นต้องวางแผนการเตรียมกล้าให้ถูกต้องตามหลักวิชาการ โดยมีหลักการปฏิบัติ ดังนี้

1.1 การเก็บผลและการแยกเมล็ดส้มแขกเพื่อใช้เพาะชำ
นำผลส้มแขกมาเฉือนเอาเนื้อผลออกเป็นชิ้น ระมัดระวังอย่าให้โดนเมล็ด เพราะการเฉือนผลโดยไม่ระมัดระวัง จะทำให้เมล็ดถูกตัดขาดไม่ สามารถนำไปเพาะชำได้ จากนั้นให้นำเมล็ดที่ได้ไปขยำทราย เพื่อให้เมือกและเยื่อหุ้มเมล็ดหลุดออกเป็นการชวยป้องกันไม่ให้เกิดเชื้อราทำลายเมล็ดแล้วให้รีบนำเมล็ดไปเพาะชำทันที
1.2 การเตรียมแปลงเพาะ
แปลงเพาะที่ใช้เพาะเมล็ดส้มแขก โดยทั่วไปจะทำเป็นแปลงดินยกระดับ สูงจากพื้นดินประมาณ 10 เซนติเมตร ขนาดกว้าง 1 เมตร ยาว 2 – 4 เมตร หรือเพาะในกะบะเพาะที่ทำด้วยอิฐบล็อคบรรจุทรายหยาบ โดยมีข้อควรระวัง ในการเตรียมแปลงเพาะ คือ อย่าให้มีน้ำท่วมขัง เพราะจะทำให้เมล็ดเน่า และจะต้องเป็นจุดที่มีร่มเงาประมาณ 30 – 50 % เพราะถ้าหากที่โล่งแจ้งมากกว่านี้ ความร้อนจากแสงแดดจะทำให้เมล็ดตายนึ่งและจะไม่งอก

ระบบสารสนเทศของ OA

ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท
1.ระบบการจัดการด้านเอกสาร(Document Management System: DMS)
•การประมวลผลคำ (Word Processing)
เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่นคือสามารถที่จะแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เช่น CU-Writer เวิร์ดราชวิถี Word perfect Word Star และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft word) เป็นต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล็อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำจดหมายเวียน ไมโครซอฟต์เวิร์ด 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่น ๆ อีกมากมาย เช่น การตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์
•การประมวลภาพ (Image Processing)
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่องกับเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องเลเซอร์ จากนั้นเข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไม่สามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่น โปรแกรม Aldus PageMaker ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ การประมวลภาพ มักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่าง ๆ โดยผ่านเครือข่าย เฉพาะที่
•การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้มาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ เดสท์ทอป พับลิชชิ่งเป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจากเวิร์ดโปรเซสซิง โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟต์แวร์ทางด้านเวิร์ดโปรเซสซิง ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟิก สามารถใช่แบบตัวอักษร (Font) ได้หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารภาพที่ได้มีความคมชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรมเดสท์ทอป พับลิชชิ่งมาใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่าง ๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ได้แก่ PageMaker Corel draw Microsoft Power Point เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกกะไบต์ (MB)ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่ 800 x 600 จุด ขนาดของจอภาพ (Monitor)ตั้งแต่ 14” ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของจอภาพ เป็นต้น
•การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics)
เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง ๆ การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่น ๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้เกี่ยวข้อได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสารจำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent copier system) โดยเอาเครื่องนี้ต่อเขื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือ ขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนาตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
•การเก็บรักษา (Archival Storage)
เป็นการเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็นต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลายที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้

2.ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS)
•โทรสาร (Facsimile)
หมายถึงกรรมวิธีในการถอดแบบเอกสารหรือรูปภาพโดยทางคลื่นไฟฟ้า, เดิมใช้โทรภาพ; เอกสารซึ่งส่งหรือรับด้วยกรรมวิธีดังกล่าว
•E-mail ย่อมาจาก :Electronic Mailความหมาย : จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นข้อมูลที่มีการรับและส่ง โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านเครือข่ายของ การสื่อสาร
•Voice mail หมายถึง การส่งข้อความและเสียงในรูปแบบเมลเสียง

3.ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System:TS)
•การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
•การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
•การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
•โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
•ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS)
•คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
•การนำเสนอ (Presentation)
•กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
•โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
•ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)

องค์ประกอบของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของระบบสำนักงานอัตโนมัติแบ่งได้ 5 ประเภท

1. บุคลากร
อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ


2. กระบวนการปฏิบัติงาน
2.1 การรับเอกสารและข้อมูล
2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล
2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
2.4 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
2.5 การกระจายข่าวสาร
2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร
2.7 การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
2.8 การกำจัด และการทำลายเอกสาร
2.9 การดูแลความมั่นคงปลอดภัย

3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศระบบสารสนเทศ
สร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

4. เทคโนโลยีเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ
คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมหรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

5. การบริหารจัดการเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ
คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำงานสามารถทำงานด้วยกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวก สบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทังภายในและภายนอกสำนักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุมและการตัดสินใจ

2. ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติสำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานความหมายกับงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
2.1. ความสำคัญของการวางแผนสำนักงานการวางแผนในที่นี้ความหมายกว้างขวางมาก หากเป็นสำนักงานใหญ่ที่ยังไม่เคยจัดตั้งขึ้นมาก่อน การวางแผนจะต้องพิจารณาองค์ประกอบและกิกรรมทุกอย่างของสำนักงาน โดยอาจพิจารณาเริ่มจากการกำหนดวิธีการปฏิบัติต่อแกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่สำนักงานจะต้องรับและส่ง ต้องคาดคะเนปริมาณเอกสารและข้อมูลเพื่อให้สารมารถจัดกำลังพนักงานที่จะทำงานกับเอกสารได้อย่างเพียงพอ จากนั้นจะต้องพิจารณากระแสงานภายในสำนักงานให้ชัดเจนว่าเอกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่ได้รับมาจะต้องไหลวนไปตามจุดปฏิบัติงานต่าง ๆ นั้นจะต้องผ่านขั้นตอนการอะไร มีกรรมวิธีอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้างมีการประมวลผลอะไรบ้างจะจัดจักทำเอกสารอย่างไร จะต้อเก็บเอกสารอะไรไว้ในแฟ้มบ้าง งานเหล่านี้จะต้องใช้กำลังพลเท่าใด และสมควรจัดสำงานให้พนักงานและผู้บริหารมีสัดส่วนสำหรับตั้งโต๊ะทำงานและนั่งทำงานกับอย่างไร กล่าวโดยสรุป การวางแผนสำนักงานจะต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์งานต่าง ๆ ภายในสำนักงานว่าจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้าง ใช้เอกสารหรือข้อมูลอะไร และมีกระแสงานอย่างไรจากนั้นจึงกำหนดกิจกรรมและการทำงานต่าง ๆ ตามข้อมูลที่มีอยู่ การวางแผนสำนักงานที่เหมาะสมนั้นควรประกอบไปด้วย
2.1.1 การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม เช่น การจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานและเฟอร์นิเจอร์ต่าง ๆ
2.1.2 การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานและการรับส่งและการจัดทำเอกสาร
2.1.3 การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
2.1.4 การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอกจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
2.1.5 การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
2.1.6 การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วนระบบโทรศัพท์และโทรสาร
การวางแผน เป็นเรื่องที่ยุ่งยากพอสมควรมีเอกสารหลักฐาน และข้อมูลที่นำมาใช้ในการวางแผนเป็นจำนวนมาก จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ในสำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เป็นต้น
2.2. ความสำคัญของการจัดสายงานในที่นี้หมายถึง การจักสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน
2.2.1 งานวิชาชีพ กลุ่มที่หนึ่ง คือ กลุ่มงานวิชีพหมายถึง กลุ่มที่ทำงานตาง ๆ เช่น การทำบัญชีหรือการตรวจสอบบัญชีซึ่งจัดว่าเป็นวิชาชีพสำคัญ งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์และงานวิชาชีพอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับหน่วยงาน เช่น สถาปนิก หรือ วิศวกร โดยปกตอแล้วผู้ที่เป็นหัวหน้าสำนักงานหรือผู้ได้รับมอบหมายให้บริการสำนักงานอาจจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดสายงานของบุคลากรกลุ่มนี้ แต่ก็ต้องสามารถวางแผนหรือจัดหาพื้นที่ให้บุคลากรกลุ่มนี้ทำงานได้ตามความจำเป็นทางด้านวิชาชีพ
2.2.2 งานสายสนับสนุน กลุ่มที่สองคือ กลุ่มงานสายสนับสนุน อื่น ๆ ที่ไม่ใช่งานวิชาชีพ เช่น ช่างหรือนักเทคนิคด้านต่าง ๆ พนักงานขายสินค้า ฯลฯ พนักงานในสายนี้ก็ไม่จำเป็นที่หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องจัดสายงานด้วยเช่นกัน
2.2.3 งานสายสำนักงาน กลุ่มที่สาม คือ กลุ่มงานสายสำนักงาน อันประกอบด้วยเลขานุการเสมือนเจ้าหน้าที่สารบรรณพนักงานเดินสาย ความจริงพนักงานกลุ่มนี้ก็คือสายสนับสนุนนั่นเองแต่ที่แยกมาต่างหากเพราะหัวหน้าสำนักงาน หรือผู้บริหารสำนักงานอาจจะมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดตำแหน่งและจำนวนของบุคคลากร เมื่อได้กำหนดสายงานและตำแหน่งแล้วงานสำคัญต่อมาคือการจัดหาบุคลากรที่มีความสามารถมาประจำหรือทำงานกับสำนักงาน งานนี้โดยปกติก็ควรละไว้ในแผนกบุคลากรเป็นผู้ดำเนินงาน นอกจากนี้งานที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรที่สำคัญ คือการจัดการฝึกอบรมให้บุคลากรมีความสามารถที่จะปฏิบัติงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.3. ความสำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงานเมื่อได้วางแผนการปฏิบัติงานในสำนักงาน ตลอดจนมีบุคลากรเข้าทำงานแล้ว งานสำคัญต่อมาคือ การควบคุมให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลดี การควบคุมการปฏิบัติงานที่นิยมใช้กันเป็นปกติคือ การควบคุมให้ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อยู่ภายในกรอบวงเงินงบประมาณที่ได้อนุมัติไปแล้ว งานสำนักงานนั้นอาจกล่าวได้ว่าเป็นภารกิจประจำที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกอย่างต่อเนื่องไม่สิ้นสุดดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่ผิดแปลกไปจากปกติมาก ๆ จึงไม่ปรากฏให้เห็น การควบคุมการปฏิบัติงานจึงไม่ใช่เรื่องยากนักในบางกรณีอาจต้องใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยตัวอย่างเช่น สำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาเรื่องพนักงานใช้โทรศัพท์ทางไกลโดยไม่ได้รับอนุญาต และไม่ได้จดบันทึกเอาไว้ว่าใครเป็นผู้ใช้โทรศัพท์ดังนั้นองค์การหรือหน่วยงานจึงต้องรับภาระจ่ายเงินส่วนนี้โดยไม่สมควร ปัจจุบันมีองค์การหลายแห่งที่ติดตั้งอุปกรณ์ชุมสายภายในขนาดเล็ก และสามารถกำหนดได้ว่าจะให้โทรศัพท์เครื่องใดสามารถเรียดต่อในระบบทางไกลได้ หากจัดระบบควบคุมให้ดีสามารป้องกันไม่ให้พนักงานมาแอบใช้โทรศัพท์โดยไม่ได้รับอนุญาต การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงานยังมีอีกมากตั้งแต้การควบคุมพนักงานให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ไม่ทิ้งงานให้คั่งค้าง หรือละเลยไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ การควบคุมการจัดหาอุปกรณ์เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานให้อยู่ในเกณฑ์ที่พอเหมาะ ไปจนถึงการควบคุมไม้ให้พนักงานหรือบุคลากรภายนอกเข้ามากระทำการให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงาน ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุมการปฏิบัติงาน
2.4. ความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานในสำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาได้หลายอย่างด้วยกัน ปัญหาที่เกิดขึ้นอาจเป็นปัญหาที่เกี่ยวกับบุคคลากรผู้ปฏิบัติงาน ปัญหาที่เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือเกิดความผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอต่อการใช้งานปัญหาในด้านการสื่อสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่พบ ฯลฯ หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องคอยสังเกตปัญหาเหลี้และหาทางขจัดปัดเป่าไม่ไห้ให้เกิดขึ้น หรือมิฉะนั้นก็ ต้องแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้หมดไปโดยไม่ส่งผลกระทบทางลบต่อองค์การ อาจกล่าวได้ว่าการแก้ปัญหาต่าง ๆจะต้องแก้ที่ระบบของข้อมูล และนำมาวิเคราะห์ให้เป็นไปตามเอกสารหลักฐานที่เป็นจริง
2.5. ความสำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจพนักงานในบริษัทหรือองค์กรนั้นเกิดความภาคภูมิใจ ที่สำนักงานของตนเองทันสมัยสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารมีข้อมูลหลักฐานในการตัดสินใจพนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบ
2.6. ความสำคัญต่อการอำนวยการการปฏิบัติงานหลายอย่างในสำนักงานจำเป็นจะต้องระดมบุคลากรมาร่วมกันทำงานอย่างเข้มแข็งและบางครั้งเป็นงานที่นอกเหนือหน้าที่ตามปกติ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การจัดประชุมภายในและการจัดประชุมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดประชุมภายในอาจเกิดขึ้นได้จากการที่หน่วยงานได้แต่งตั้งให้มีหน่วยงานการจัด สัมมนาวิชาการเพื่อถ่ายทอดเทคโนโลยีหน่วยงานผู้อื่นรับทราบ หรือเพื่อเป็นการเสนอความคิด หรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่ได้มีแผนกหรือบุคคลากรที่ทำหน้าที่จัดประชุมโดยตรง ดังนั้นจึงต้องอาศัยบุคลากรอื่น ๆ ในสำนักงานมาช่วยกันจัดการประชุมและจำเป็นจะต้องกำหนอกรายละเอียดการจัดประชุมให้ครบถ้วนเพื่อให้การจัดประชุมสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
2.7. ชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงานเมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ ในองค์กรนั้น การบริการสามารถทำได้โดยสะดวกและรวดเร็วเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจะทำให้ผู้มาใช้บริการยกย่องชมเชย ซึ่งไม่จำเป็นต้องประชาสัมพันธ์


3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมายแต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้
3.1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวกเป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล
3.2. ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
3.3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลงในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
3.4. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่
3.5. เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่ง
3.6. ปรับปรุงวิธีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office)

4. กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะมีขั้นตอนคล้ายคลึงกับการพัฒนาระบบสาระสนเทศดังนี้
4.1. จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุก ๆ ระดับ ได้แก่ TPS, MIS, DSS, และ EIS ระบุความจำเป็นเร่งด่วนและลำดับการจัดสร้างเรียกดู แก้ไข ลบทิ้งของสาระสนเทศแต่ละฉบับ
4.2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะต้องพัฒนาผู้รับผิดชอบ งบประมาณ และเป้าหมายในแต่ละขั้นตอน
4.3.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม ( Function งานต่าง ๆ ) ทั้งหมดของทุก ๆ ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ) ขั้นตอนนี้เป็นตอนการศึกษาภาพรวมของเชิงตรรกของ ระบบงานที่พึงประสงค์ (purpose logical model) ซึ่งจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OO Diagram , Soft-wareHardware และ people ware specification
4.4. ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อม ๆ ในแต่ละผังงานย่อม ๆ หากยังมีระบบงานย่อยอีกให้เริ่มพัฒนาระบบงานย่อยที่จุดสร้าง เป็นข้อมูลอันดับต้น ส่วยการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลจะพัฒนาในอันดับรองต่อ ๆ ไป
4.5. ทำการปรังปรุงแผนแม่บทสาระสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติทั้งในด้านระยะเวลา ระบบข่าวสารที่ต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง
4.6. จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ห้พร้อมที่จะตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสาร
4.7. ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารฝึกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ พัฒนาทดสอบแก้ไขโปรแกรม
4.8. ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน
4.9. พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่
4.10. ประเมินผลการปฏิบัติงาน
4.11. ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั้น ๆ พร้อมรายงานตัวผู้บริหารในหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย
4.12. พิจารณา ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป
4.13. เมื่อสิ้นสุดทุก ๆ ระบบ ข่าวสารตามแผนงาแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินงาน
4.14. ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่าง ๆ
4.15. ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสอทธิภาพของระบบข่าวสารทุก ๆ ระยะ

5. ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหา ในหลายเรื่องจากต้องใช้เทคนิควิธีหลากหลายในการพัฒนาและใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน
5.1. การจัดซื้อซอฟแวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง
5.2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดก่อนที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
5.3. การเปลี่ยนทางด้านวิทยาการเทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
5.4. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
5.5. ความสามารถในการบีบอัด แฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง
5.6. ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ซึ่งค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น
5.7. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
5.8. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย ยังอยู่ในระยะการพัฒนาอัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น
5.9. ความแตกต่างองระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการแต่ละภาษา จะมีรายละเอียดปลีกย่อยข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษแตกต่างกันไป

6. ข้อมูลเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาปัญหาข้างต้นจึงมีแนวทางดังนี้
6.1. เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งสมารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติ
6.2. ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม หรือไม่เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ
6.3. การมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ

7. สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ และจะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหาและหนทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า
ข้อดี
- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล
- ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดการสืบค้นสำเนา เอกสาร
- ลดภาระในการเดินทาง
- ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อน
- สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงาน ได้สะดวกรวดเร็ว
- ป้องกันการทุจริต
- ช่วยสอบทานเอกสาร
- ได้ข้อมูลรวดเร็ว
- ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
ข้อเสีย
- การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน และฝ่ายการประสานงานประสานข้อมูล โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลานาน
- การพัฒนาระบบต้องใช้เวลาอันยาวนาน
- ต้องใช้เงิน งบประมาณ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน
- ข้อมูลบางส่วนกระจายไปอยู่ที่หน่วยงานต่าง ๆ เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ
- ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้น

สรุปหลัการพิจารณาและการตัดสินใจในกานนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

สำนักงานอัตโนมัติ (Office automation) เรียกย่อว่า OA มาใช้ในการจัดการสำนักงานนั้นเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของสำนักงานให้สูงขึ้น เพราะปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีบทบาทเป็นอย่างมากในการช่วยให้การจัดการของสำนักงานง่ายขึ้น

สาเหตุที่ทำให้เรื่องสำนักงานอัตโนมัติเป็นที่สนใจอย่างกว้างขว้างและสำคัญขึ้นเรื่อยๆคือ
1. ลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานในสำนักงาน ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ไม่ต้องจ่ายพนักงานมากขึ้นเพราะสำนักงานอัตโนมัติมีประสิทธิภาพในการทำงานสูง
2. เพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจให้ก้าวหน้ามากขึ้นเนื่องจากมีการแข่งขันกันสูงในด้านของมูลและการติดต่อสื่อสาร พร้อมทั้งยังสื่อสารได้ไกลและกว้างขึ้น
3. เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เจริญก้าวหน้ามากขึ้นและราคาถูกลง
4. ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันกับความต้องการ ระบบงานอัตโนมัตินี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดทางด้านข้อมูล

วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดการอัตโนมัติ คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานทางด้านสารสนเทศลง
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

*แต่ถึงจะมีประโยชน์และเป็นที่ต้องการของสำนักงานแล้วก็ยังมีอุปสรรคคือเรื่องความคุ้มค่าของการลงทุน เพราะว่าระบบสำนักงานอัตโนมัตินั้นต้องมีการ ลงทุนสูงมากจึงต้องนำมาคิดวิเคราะห์เกี่ยวกับสำนักงานนั้นๆๆว่าจะคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่